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Date: Mercredi 7 février 2018
Endroit: Hôtel de ville de Pointe-Claire

Présences: Helen Fotopulos (présidente), Winnie Frohn (vice-présidente), Georges Bossé, Monique Brisson (téléconférence), Lorraine Guay-Boivin (téléconférence), Julie Leclerc (téléconférence), Marie Leclerc, Mario Morais (trésorier; téléconférence), Jean Perras (téléconférence), Christine Poulin (téléconférence), Pascal Saint-Denis, Claude Trudel (téléconférence).
Absence: Gilles Laplante (secrétaire)
Observateur: Bernard Larin (relations avec les médias)
Secrétaire de réunion: Pascal Saint-Denis

 

Ordre du jour modifié

  1. Mot de bienvenue
  2. Lecture et adoption de l’ordre du jour
  3. Lecture et adoption du procès-verbal (2017-11-28)
  4. Affaires découlant
    a. Assurance – Mario Morais
    b. Commandites – Georges Bossé
    c. FQM – Julie Leclerc
  5. Rapport de la présidente
    a. Rencontres
    b. Activités
    c. Correspondance
  6. Rapports
    a. Finances – Mario Morais
    b. Communication – Pascal Saint-Denis
    c. Mentorat – Jean Perras
    d. Coffre d’outils – Julie Leclerc
    e. Registre conférenciers – Georges Bossé
    f. Programmation – Monique Brisson et Lorraine Guay Boivin
    g. Mobilisation et comités régionaux
  7. Présentation, adoption
    a. Site Web – Pascal Saint-Denis
    b. Assemblée Générale – Winnie Frohn
  8. Les démarches à effectuer
    a. Rencontres avec UMQ – Congrès, FCM, mairies
    b. Secrétariat – rédaction des p.v. et l’archivage des documents
    c. Brochure d’information sur l’AQAEM
    d. Engagement de confidentialité par les membres du CA
    e. Obligations de l’AQAEM face au registre de lobbyistes
  9. Prochaine rencontre Avril
  10. Varia

 

1. Mot de bienvenue

Le maire suppléant de la Ville de Pointe-Claire, M. Claude Cousineau, souhaite la bienvenue aux participants et transmet les salutations du maire, M. John Belvedere. Helen Fotopulos et les membres présents remercient la Ville de Pointe-Claire pour son accueil chaleureux. La présidente demande également que soit transmises des lettres de remerciements à M. Belvedere, aux maires des villes liées de l’ouest de l’île ainsi qu’à Mmes Jane Cowell Poitras et Zoe Bayouk dans la réalisation de cette activité à Pointe-Claire.

 

2. Lecture et adoption de l’ordre du jour

Christine Poulin demande l’ajout des sujets suivants aux points 9.1 et 9.2 : Engagement de confidentialité par les membres du C. A.; Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme.
Proposé par Lorraine Guay-Boivin
Appuyé par Monique Brisson

 

3. Lecture et adoption du procès-verbal du 28 novembre 2017

Proposé par Helen Fotopulos
Appuyé par Winnie Frohn

 

4. Affaires découlant du procès-verbal

4.1 Assurances: Mario Morais a communiqué avec M. Brunet de l’UMQ relativement à une ouverture potentielle pour l’AQAÉM par la mutuelle d’assurance de l’union. Ce dernier a mentionné qu’une municipalité doit se porter garante de l’AQAÉM. Mario Morais tentera d’obtenir plus d’information sur la couverture de l’AQAÉM en cas de sinistre ou de poursuite se produisant à l’extérieur du territoire de la municipalité garante.

 

4.2 Commandites: Georges Bossé a exploré les possibilités de commandites, notamment pour des programmes et pour des activités liées au fonctionnement de l’AQAÉM (vérification comptable, par exemple). Intérêt pour commanditer, notamment, selon le modèle européen de validation des compétences acquises par les anciens élus après leur engagement politique. Ce dernier fait valoir que le membership est le nerf de la guerre pour favoriser l’obtention de commandites; il faut une masse critique de membres.

 

4.3 Fédération québécoise des municipalités (FQM): Julie Leclerc n’a pas eu de développements à ce sujet, Helen Fotopulos relancera le nouveau président de la FQM.

 

5. Rapport de la présidente:

Secrétariat et travail administratif: Helen Fotopulos poursuit les démarches pour le recrutement d’une ressource bénévole qui pourrait assurer la rédaction et certains suivis. Elle souligne la contribution de Françoise Stanton pour l’organisation du répertoire de fichiers externes sur Google Drive. Remerciements à : Pascal Saint-Denis pour le logo de l’AQAÉM; Gilles Laplante et Claude Trudel pour leur travail dévoué en communication; Bernard Larin pour ses écrits; Winnie Frohn pour sa précieuse contribution et son travail rigoureux.
Assemblée générale de fondation: La présidente a rencontré la présidente du conseil de ville de Montréal, Mme Cathy Wong, en présence de Winnie Frohn, le 5 février dernier. L’accueil est très positif, Mme Wong vérifiera la disponibilité de la salle du conseil le 4 mai prochain pour que l’AQAÉM puisse y tenir son assemblée générale de fondation, suivie d’une réception offerte par la Ville. La présidente a également demandé à Mme Wong que la Ville de Montréal constitue un registre des anciennes élues et anciens élus avec leurs coordonnées et, à l’instar de plusieurs villes liées, y inclure une section dans le site Web de la Ville répertoriant les anciennes et les anciens élus. Elle a également demandé que l’AQAÉM soit inscrite aux invitations protocolaires à l’hôtel de ville de Montréal.
Mentorat et accompagnement: La présidente a rencontré Mme Anne Geneviève Girard, psychologue industrielle et coach, laquelle s’est montrée intéressée par l’accompagnement dans la transition des anciennes élues et anciens élus.
Activités : Entrevues à CKVL, Journal du Plateau Mont-Royal, Breakfast Television sur City Montreal. Lettre de félicitations à Valérie Plante (décembre 2017); lettre pour l’assemblée générale de fondation à Cathy Wong (novembre 2017); lettre de remerciements au maire de Boucherville pour l’activité du 28 novembre 2017.

 

6. Rapports

a. Finances: Le trésorier, Mario Morais, mentionne que l’AQAÉM compte 19 membres en règle, ainsi que 5 441,17 $ dans son compte bancaire.
b. Communications : Pascal Saint-Denis dépose un rapport sur les activités de communication tenues depuis le 28 novembre 2017, notamment sur Facebook et les entrevues accordées par la présidente.
c. Mentorat: Jean Perras dépose une première ébauche d’un plan de mentorat. Marie Leclerc, Georges Bossé et Claude Trudel commentent. Jean Perras rédigera une nouvelle version de son plan de mentorat. Ce dernier suggère la création d’un comité de travail, soulignant qu’il faudra s’adjoindre les services d’une ressource rémunérée, car c’est une tâche imposante à accomplir. Marie Leclerc fera suivre des extraits du livre Le mentorat en politique auprès des femmes.
d. Coffre d’outils pour le mentorat: Julie Leclerc et Jean Perras se rencontreront pour développer ce projet.
e. Registre de conférenciers: Georges Bossé dépose son rapport faisant suite à une réunion de travail tenue le 10 janvier dernier avec Helen Fotopulos, Denis Lapointe, Nathalie Simon et Laurent Dugas. Il indique qu’un portfolio des membres permettra d’attirer des conférenciers. Il souligne qu’il faut favoriser la mise en place de programmes reconnaissant l’acquisition de compétences des anciens élus, comme on le fait dans certains pays européens. Georges Bossé mentionne qu’il faut absolument accroître le membership.
f.-g. Programmation, mobilisation et comités régionaux: Monique Brisson et Lorraine Guay-Boivin déposent leur rapport. La mise en place de chapitres régionaux s’amorce. Elles établissent des contacts avec la région de l’Abitibi- Témiscamingue et l’Outaouais. Elles ont de plus convoqué, le 12 mars prochain, des anciennes et anciens élus de la Montérégie qui seront invités à devenir membres de l’AQAÉM et à participer à l’assemblée générale de fondation.

 

7. Présentation et adoption

7.1 Site Web: Pascal Saint-Denis dépose un rapport. Un comité de travail formé d’Helen Fotopulos, Gilles Laplante, Claude Trudel, Marc Snyder (ressource externe pour le Web), Françoise Stanton (ressource externe pour les communications) et Pascal Saint-Denis s’est réuni le 11 décembre 2017. Le comité de travail recommande de solliciter des propositions à des agences la création et la mise en ligne du futur site Web, et ce, afin de pouvoir établir des comparaisons étayées. Ces propositions devront inclure une solution pour le paiement en ligne. À la demande de Georges Bossé, le devis sera envoyé aux membres du C. A. qui pourront demander des soumissions.

 

7.2 Assemblée générale de fondation: Helen Fotopulos et Winnie Frohn ont rencontré la présidente du conseil de ville de Montréal, en attente d’une confirmation pour obtenir la Salle du Conseil le 4 mai prochain. Winnie Frohn dépose son rapport quant au déroulement et à l’animation de la journée.

 

8. Les démarches à effectuer

(Note : Les noms entre [ ] réfèrent à un suivi à effectuer.)

8.1 Rencontres: La présidente doit planifier, avec Jean Perras, différentes rencontres avec l’UMQ, la FQM, la Fédération canadienne des municipalités, les maires de Laval et de Longueuil, etc. [JEAN PERRAS]
8.2 Dépliant: L’épreuve 2 du projet de dépliant a été envoyée quelques heures avant la réunion du C. A. Les membres ont largement approuvé le design graphique, mais souhaitent des modifications au texte. [PASCAL SAINT-DENIS]

 

9. Autres sujets

(Note : Les noms entre [ ] réfèrent à un suivi à effectuer.)

9.1 Engagement de confidentialité par les membres du C. A.: Claude Trudel examinera la question [CLAUDE TRUDEL]
9.2 Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme: Claude Trudel et Georges Bossé examineront la question. [CLAUDE TRUDEL ET GEORGES BOSSÉ]

 

10. Prochaine réunion

Avril 2018 [Doodle par WINNIE]

 

11. Levée de la réunion

Proposé par Marie Leclerc
Appuyé par Georges Bossé

 

Pascal Saint-Denis
Secrétaire de réunion

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